기록관 운영규정(안)

2015.04.27. 제정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 전력거래소 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

기록관운영규정-

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 전력거래소가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록연구사 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 기록관 구성 및 업무

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 기록물 주관부서에 설치하고, 주관부서의 장이 기록관장이 된다.

②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사와 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 적정규모의 인력을 배치하여야 한다.

③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처·실의 장으로 하여금 기록물관리책임자를, 각 팀의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처·실·팀의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④기록관장은 효율적인 기록관리 업무수행을 위하여 지사에 서고를 둘 수 있다. 다만, 보존기간 30년 이상 기록물은 본사 기록관으로 이관, 관리할 수 있다.

제5조(주요업무) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관 기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물분류기준표의 관리 및 소관 기록물 생산현황 취합

4. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 행정박물, 시청각기록물의 관리

5. 기록물 보존서고 및 자료실 관리

6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

7. 비공개기록물의 공개 재분류

8. 기록관의 보안관리 및 재난대비계획 수립·시행

9. 기록물관리 지도·교육·감독 및 지원

10. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

11. 소관 기록물의 검색·열람 제공 및 기록물 편찬·전시·홍보

12. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제6조(기록물의 생산 및 등록) ①기록관장은 기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

②모든 기록물은 생산․접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산·접수등록번호가 부여되어 등록되어야 한다.

③기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제7조(기록물의 분류) 기록관장은 정부의 방침에 따른 기록물분류기준표를 작성·운영하여 모든 기록물이 기록물분류기준표에 따라 관리될 수 있도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ①기록관장은 각 처·실에서 생산이 완결된 기록물의 정리를 위하여 분류․편철․확정, 공개여부․접근권한 재분류 등에 대한 교육을 실시할 수 있다.

②기록관장은 각 처·실에 대하여 전년도에 생산을 완결한 기록물을 정리하도록 하고 그 결과를 취합·관리하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ①각 처·실은 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 별표1의 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 각 처·실에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별표2의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 각 처·실에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③각 처·실에서 생산이 완결되어 보관중인 기록물의 이관은 기록관의 실시 계획에 따라 매년도 1회 시행함을 원칙으로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 판단하는 경우, 횟수와 시기 등을 탄력적으로 조정하여 운영할 수 있다.

④전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.

제10조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 각 처·실 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 기록연구사의 심사 및 기록물평가심의회의 검토를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

②기록물을 폐기할 때에는 기록연구사가 폐기의 전 과정을 감독하고 폐기가 종료될 때까지 입회하여 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다. 단, 특별한 사유가 있는 경우 기록연구사가 지정한 직원이 그 업무를 대신할 수 있다.

제12조(간행물 및 도서자료의 관리) 각 처·실에서 업무와 관련하여 발간한 간행물 및 구입·수집한 도서자료 등의 관리를 위하여 자료실을 설치·운영하고 그 관리에 관한 구체적인 사항은 자료관리지침이 정하는 바에 따른다.

제4장 기록물평가심의회

제13조(심의회의 구성) ①기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1인을 포함하여 5인 이내로 구성하며, 2인 이내 외부위원을 위촉·운영한다.

②심의회의 위원장은 기록관장으로 하고, 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다. 간사는 심의회를 주관하는 기록물관리 담당 팀장으로 하고 서기는 기록연구사가 한다.

③심의회의 위원은 다음 각호에 해당하는 사람 중에서 구성한다.

1. 심의회의 내부위원은 각 처·실의 주무팀장 중 2인을 임명한다.

2. 민간전문가는 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자나 전력거래소    퇴직자로 기록물의 보존가치 평가에 지식과 경험이 풍부한 사람 중에서 기록관장이 위   촉 한다.

④심의회 내부위원의 임기는 그 직위를 재직하는 기간으로 하고, 민간전문가로 위촉하는  위원의 경우 2년으로 하되 연임할 수 있다.

⑤민간전문가로 위촉되는 위원에 대하여는 관련 내규에 따라 회의수당, 여비 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.

제14조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 평가대상 기록물에 대한 각 처·실의 의견과 기록연구사의 심사결과의 적정성 여부

2. 기록물에 대한 보존기간 조정

3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제15조(심의회의 개최 및 의결) ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

②심의회는 대면회의를 원칙으로 하되, 부득이한 경우에는 서면심의로 갈음할 수 있다.

③심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

④위원은 회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집하여야 한다.

⑤간사는 심의회 관련 기록을 작성하여 관리하여야 한다.

제16조(위원의 의무) ①위원은 기록물평가심의에 성실히 임하여야 하며, 업무상 취득한 정보 및 자료에 대한 보안의무를 준수하여야 한다.

②위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우 서면으로 의견을 제출할 수 있다.

제5장 기록물의 전산화관리

제17조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 공공기록법 시행령에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관장은 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 기록관리시스템 및 관련 장비를 갖추어야 한다.

제18조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 기록관과 각 처·실의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제6장 보안관리 및 점검

제19조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.

②기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제20조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 수립하여 운영하여야 한다.

제21조(서고관리) ①기록연구사는 보존서고를 관리하며, 서고의 관리를 위하여 별도의 서고관리자를 둘 수 있다.

②기록연구사 또는 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해 충의 발생여부

2. 서고의 온도와 습도 상태

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제22조(정수점검) 기록관장은 2년에 1회 이상 보존기록물에 대한 서고배치와 정수를 점검하여야 한다.

제7장 기록물의 대출 및 열람

제23조(대출 및 열람관리) ①기록연구사는 기록관 내 기록물의 대출 및 열람의 관리를 하며, 별도의 기록관 열람담당자를 둘 수 있다.

②기록관 내 기록물의 열람시간은 당일 근무시간 중으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제24조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 전력거래소 임직원

2. 타 기관 등의 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제25조(열람 준수사항) ①기록물을 열람하는 자는 기록연구사 또는 기록관 열람담당자의 지시에 따라 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외부로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.

③기관 직원 이외의 자가 인계 보존중인 기록물의 열람 또는 복사를 요청한 때에는 기록관장의 승인을 받아야 한다.

제26조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 기록물 반출·반입서를 작성하여야하며 기록연구사의 승인을 받아야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제27조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제28조(대출 기록물의 전대금지) 대출받은 기록물은 타인이나 다른 기관에 다시 대출할 수 없다.

제29조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장의 경우

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 기록물관리 실태점검

제30조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존과 효율적인 관리에 필요하다고 인정되는 때에는 본사 및 지사 각 처·실의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.

②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 각 처·실의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제9장 보 칙

제31조(준용규정 및 세부사항) ①이 규정에 명시되지 아니한 사항으로서 기록물관리 및 기록관 운영에 필요한 사항은 「공공기록물관리에관한법률」을 준용한다.

②이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

제32조(기록관리시스템에 관한 경과조치) 기록관리시스템 구축 이전까지는 유사시스템으로 기능을 대체하여 사용할 수 있다. 다만, 기록관리시스템 구축 시에는 유사시스템의 기록물은 기록관리시스템으로 이관·관리하여야 한다.

부   칙

제1조(시행일) 이 규정은 2015년 04월 27일부터 시행한다.

[별표 1]

기록물 이관 목록

부 서 명 :                                                      인 계 자 :

이관년도 :                                                        인 수 자 :

일 련 번 호		생산 부서	현재 부서	생산 년도		기록물철명	수량	유형	단위 업무	보존 기간	공개 구분	상자 번호	비고
							⑥						⑫

일련번호 : 순차적으로 번호 기입

생산부서 : 해당 기록물을 생산한 부서(구체적인 팀 단위 부서명 기입)

현재부서 : 해당 기록물을 현재 보관하고 있는 부서

생산년도 : 기록물철이 생산된 년도. 생산년도 표기가 없으면 문서 내용 확인하여 기입. 생산년도와 종료년도가 다를 경우 둘 다 표시(예 : 2010~2011)

기록물철명 : 기록물 표지 앞면의 제목을 정확하고 구체적으로 기입 기록물철 표지에 제목이 없을 경우 문서 내용을 확인하여 적절한 철명 부여

⑥ 수량 : 해당 기록물의 권수(수량) 기입. 홍보물 등 배포 목적으로 동일한 종류를 다량 보유한 경우 구체적 개수가 아닌 “1박스” 등 표기 가능.

유형 : 기록물 형태 구체적으로 기입(문서, 도면, 대장, 박물류(현판, 기, 각종 홍보물 및 기념품), cd, 테이프, 앨범 등)

단위업무 : 기록물이 생산된 세분화된 업무에 해당하는 단위업무명 기입. 해당 단위업무가 없는 경우 공란.

보존기간 : 기록물철이 해당하는 단위업무에 부여된 보존기간 기입

공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 표시(공공기관의정보공개에관한법률 제9조제1항 참조)

상자번호 : 해당 기록물이 포함되어 있는 이관상자 번호

⑫ 비고 : 기타 특이사항 기입

[별표 2]

기록물 이관 연기신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

(처리부서 기관코드 :              )

일련 번호	기록물철 분류번호	기록물철 제목	생산 연도	보존 기한	이관희망 연 도	연기사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

(처리부서 기관코드 :              )

일련 번호	등록번호	기록물건 제목	생산 연도	보존 기한	이관희망 연도	연기사유

[별표 3]

기록물평가심의서

일련 번호	기록물철분류번호	생산 부서	생산 년도	기록물철제목	보존 기간	보존기간만료일	처리부서		기록연구사		기록물평가 심의회 의견
							처리 의견	사유	평가 의견	사유
					⑥						⑫

일련번호 : 기록물 목록 연번 기입

기록물철 분류번호 : 해당 기록물철에 부여된 고유의 관리번호 기입

생산부서 : 기록물을 생산한 부서명 기입

생산년도 : 기록물철이 생산된 년도 기입. 생산년도와 종료년도가 다를 경우 둘 다 표시(예 : 2010~2011)

기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입

⑥ 보존기간 : 기록물철의 보존기간 기입

보존기간 만료일 : 기록물에 부여된 보존기간이 만료되는 일자를 기입

처리의견 : 폐기/보존기간 재책정/보류 등 각 처·실 담당자의 의견을 기입

사유 : 부서 담당자가 의견을 제시한 사유를 기입

평가의견 : 각 부서로부터 평가대상 기록물 심사결과서를 받은 후 기록연구사가 적정성 여부를 심사하여 그 결과를 기입

사유 : 기록연구사가 의견을 제시한 사유를 기입

⑫ 기록물평가심의회 의견 : 심의회 최종 의견을 기입

[별표 4]

기록물 반출·반입서

일련 번호	대출 일자	대 출 기 록 물				대 출 자			대출 사유	반 납
		생산 연도	관리 번호	제 목	권수	소속	성명	서명		반납 일자	확인

[별표 5]

문서고 출입관리대장

해당년도 :

일련 번호	방문일자	방문시간	방 문 자					방 문 사 유	확 인
			소 속	직 위	성 명	서 명	연락처
		~